Entre las definiciones importantes para la actividad de acogida se encuentra sin duda la herramienta conocida como PMS, o Property Management System . El PMS podría definirse no como una herramienta importante, sino como la herramienta fundamental para quienes gestionan más de una estructura o una estructura con varias salas.
El Sistema de Gestión de la Propiedad es un software que incluye todas las funciones principales útiles para la gestión de todos los aspectos más importantes.
Es útil para gestionar las distintas operaciones desde los procedimientos de check-in, hasta la gestión de habitaciones o apartamentos a través de la visualización en la planificación.
El software de gestión también le permite tener bajo control las acciones de limpieza y mantenimiento. Seguir enumerando las funcionalidades del PMS es entonces relativo a cada tipo, sobre todo si distinguimos los antiguos de los más recientes.
Diferencias entre el PMS tradicional y el nuevo software
Una característica clave que diferenció el primer software de los populares en los últimos años es sin duda la capacidad de trabajar en la nube, sin tener que instalar programas en una PC. La ventaja del software en la nube es poder operar simplemente a través de una conexión a la red iniciando sesión con sus credenciales.
Gracias a esta novedad, los PMS también han introducido recientemente versiones en la aplicación que pueden ser descargadas y utilizadas por el personal que trabaja en la estructura (limpieza, mantenimiento, restaurante). De esta forma, cada operador tiene la oportunidad de actualizar en tiempo real las operaciones realizadas, que también son visibles para los operadores o encargados de recepción.
Los nuevos PMS han evolucionado integrando funciones adicionales como la capacidad de registrar los datos de los huéspedes y transmitirlos directamente al portal del alojamiento. Hoy en día también es posible realizar acciones de pago, facturas, cálculo de la tasa turística y otras funciones relacionadas con el sector contable en las que se registran informes estadísticos a partir de los cuales es posible realizar previsiones futuras del mercado.
¿Cómo elegir un SPM?
Elegir el PMS adecuado para su instalación requiere investigación o consultoría destinada a identificar el software que satisfaga las necesidades de gestión. Además, el PMS también prevé el uso de un channel manager y un motor de reservas, herramientas de venta online (channel manager conectado a OTA) o reservas directas (desde la web del establecimiento a través del motor de reservas).
Hoy en día, el software suele ser versátil y utilizable por varios tipos de estructuras (b & b, casas de vacaciones, pequeños hoteles). Cada estructura puede elegir el sistema de gestión en base a funciones, costos, pero, sobre todo, en base a experiencias asistenciales. La presencia de un personal de fácil disponibilidad es útil para la formación del personal pero, sobre todo, para la resolución de problemas o dudas. La asistencia es esencial para enfrentar dificultades y criticidades que no siempre se encuentran durante el uso de la versión de demostración.
Funciones:
De acuerdo con este criterio, recomiendo centrarse principalmente en el software italiano que probablemente también integre soluciones rápidas y convenientes que le permitan cumplir con las obligaciones de la legislación nacional, como el envío de cupones alojados e informes istat.
Costes:
los sistemas de gestión tienen costos mensuales, anuales o de otro modo diversificados en función de los paquetes elegidos.